Disfiamo le valige – piene di pst

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Non vi è mai capitato di cercare quella felpa comprata a Londra ed usata l’ultima volta durante la gita a Livigno e di scoprire, dopo un paio d’ore, che era rimasta nello zainetto che avevate preso con voi?

A me capita spesso…

La stessa cosa può accadere ai vostri messaggi di posta elettronica, quando archiviati “al volo” in un file di tipo .pst e messi un po’ di qua ed un po’ di là.

PST

I PST, o Personal Folders files, sono file di Outlook (probabilmente il client di posta elettronica – prodotto da Microsoft – più famoso al mondo) in cui vengono archiviati messaggi mail (insieme a contatti e calendari) e rappresentano il metodo più comune con cui utenti casalinghi – ma anche aziende piccole o grandi – archiviano e gestiscono le informazioni gestite da Outlook .

Siccome i PST sono così diffusi, molte utenti di PMI  (ma non solo) trovano molto comodo usarli  per gestire le loro mailbox anche se non sono supportati ufficialmente dalle procedure aziendali. Gli archivi PST sono facili da configurare, da salvare e da accedere. Un sogno che diventa realtà per molti utenti ma un vero incubo per i system admin più attenti. Infatti l’utilizzo di questo tipo di file può far saltare completamente le politiche di retention (cioè quante e quali copie tenere di un certo dato) così come quelle di DR (disaster recovery) così faticosamente definite

Diversi sono i motivi che dovrebbero farci riflettere prima di usarli in azienda…

1. Sicurezza
   1. i PST sono facili da creare e da spostare da una postazione ad un’altra. Possono essere protetti da password, che però è facilmente “craccabile” usando uno dei molti tool reperibili su Internet
2. Scarsa affidabilità
   1. i PST non sono stati pensati per archiviare a lungo termine grandi moli di dati. Sono inoltre file che si danneggiano facilmente (basta – per esempio – la mancanza di corrente al computer su cui sono archiviati). Da alcune stime sembra che il 15% delle chiamate agli help desk informatici sia relativo a problemi con i file PST.
3. Rispetto delle normative
   1. nel caso di un controllo da parte dell’autorità giudiziaria l’azienda NON è in grado di produrre tutte le comunicazioni via mail dell’azienda.
4. Scarsa accessibilità
   1. si stima che il 65% dei PST siano conservati su PC ed un altro 20% su supporti rimovibili (chiavette e dischi USB). Affinché possano essere usati Outlook deve poterli agganciare, questo rende pressoché impossibile l’utilizzo dei PST per gli utenti che hanno esigenze di mobilità e di lavorare da più postazioni (usando – per esempio – la webmail)
5. Problemi di backup
   1. ogni volta che un client Outlook accede ad un PST – anche in sola lettura –  risulta come se fosse stato modificato. Questo fa sì che, se i PST sono sul file server aziendale, aumentino a dismisura i tempi di backup e lo storage usato a tale scopo. Nel caso invece in cui i PST sono salvati – come spesso capita – sui singoli PC è molto probabile che questi non vengano backuppati, con evidenti problemi di sicurezza del dato.

La presenza di file PST è pressoché una costante nelle aziende. Nel passaggio della mail aziendale ad un servizio “in cloud” l’individuazione e l’importazione dei PST è uno dei primi passi da implementare.

Un altro fronte su cui si può lavorare è l’ARCHIVIAZIONE. Ma di questo parleremo in un prossimo articolo…