Fai da te od outsourcing? Perché l’IT aziendale non è l’IKEA

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Come d’accordo, il lunedì mattina sono passato da Omar (titolare della Saltafossi) per verificare come procedesse l’implementazione del proxy che avevamo da poco installato per fare un po’ di url filtering (per filtrare il traffico di YouPorn).

Lo vedo alquanto zoppicante e gli chiedo cosa fosse successo, pensando ad un incidente di calcetto o di mountain bike.

Nulla di tutto questo… “Ikea – mi risponde – è colpa dell’Ikea”.

Lo guardo un po’ stupito e lui mi spiega che sua moglie Moira è patita di mobili Ikea: si diverte a montarli, si rilassa, dice lei!

Solo nell’ultimo week end, ha comprato due armadi modello Pax da montare in camera da letto.

Moira se la cava molto bene con avvitatore, chiavi a brugola e martello ma quando deve montare le ante chiede l’intervento di Omar, le servono braccia robuste! Ed è stata una di queste ante che, cadendo sul piede di Omar, gli ha schiacciato il piede destro.

Ci sono le istruzioni, le famose istruzioni a disegni e senza scritte, valide in tutto il mondo ma è pur vero che quando si fa una cosa per la prima volta ci si scontra con tanti piccoli ostacoli che allungano di molto i tempi di esecuzione.

In realtà avevano già montato degli armadi PAX, un paio d’anni prima, ma hanno scoperto che NON si ricordavano da che parte iniziare…

Così ci sono volute circa tre ore (di due persone – Omar e Moira) per riuscire a montarle. A cui si aggiungono circa una decina di ore di Moira in solitario.

Una volta capito il giro, non era poi così difficile e se ne avessero dovuto montare un altro paio non avrebbero impiegato certamente quel tempo.

Ma i coniugi Saltafossi non montano mobili per professione e, quindi, la prossima volta che si cimenteranno in questa impresa dovranno nuovamente ricominciare da capo.

A questo punto, come diceva Antonio Lubrano (altro mito anni ’80), “una domanda sorge spontanea”:

Omar, “fai da te” con i mobili dell’IKEA – non è meglio l’outsourcing?

Le risposte possono essere due:

1. “mi piace il ‘fai da te’ , mi rilassa”
2. “per risparmiare”

Esaminiamo queste risposte:

• “mi piace il fai da te”

Se hai risposto “mi piace” un’altra domanda da porsi è: ”sei soddisfatto del risultato che ottieni a lavoro finito?” . La risposta è affermativa? allora sei messo bene.

Se invece non sei soddisfatto del risultato che ottieni… allora potresti avere un problema.

• “per risparmiare – non voglio spendere per l’esternalizzazione”

Se invece lo fai per risparmiare devi domandarti: “quale è la paga oraria che ottiene come montatore di mobili IKEA?”.

Come fare per calcolarlo? Semplice!

Quando si ordinano i mobili, si può anche sapere quanto costerà il montaggio. Si prende questo costo e lo si divide per il numero di ore che si sono investite per terminare il lavoro. In questo modo ottieni la tua paga oraria.

Come ogni offerta di lavoro, anche questa va valutata in relazione alle alternative che abbiamo, cioè a cos’altro potremmo fare con il tempo che risparmieremmo affidando in outsourcing (od esternalizzazione – quindi impiegando un fornitore esterno) il montaggio.

Facciamo un esempio pratico:

• costo del montaggio se affidato in outsourcing : 80€
• tempo impiegato per il montaggio fai-da-te: 16h
• paga oraria: 5€/ora.

Visto così non sembra un grande affare.. Omar è sempre alla ricerca di tempo per il marketing aziendale, per la formazione, per la pianificazione della settimana… sicuramente pagherebbe 80€ per avere sedici ore da potere dedicare a queste attività!

“Sì, i numeri ti danno ragione. Ma non ci sono solo quelli. Moira si rilassa e prova soddisfazione nel vedere che, pian piano, il mobile prende forma e che, alla fine, tutto funziona a dovere e che ce l’ha fatta praticamente da sola. E se ha bisogno di una mano ogni tanto è giusto che gliela dia.

Magari non sono proprio entusiasta ma, per lei, questo è il minimo!”.

“Omar hai proprio ragione, in questo caso i numeri contano poco”.

Ci sono considerazioni extra lavorative che vanno ben oltre e Omar già sa che ci saranno altre ante ad attenderlo fra qualche tempo …

Il ragionamento però rimane in piedi lo stesso e può essere applicato a diversi campi aziendali, per esempio anche alla gestione informatica.

Chiedo allora ad Omar:

“… e quante volte hai chiesto ad Ermes – il responsabile IT della Saltafossi – di montare le ante di un PAX?”

Omar mi guarda interdetto… “mah, non credo di avergli mai chiesto una cosa simile. Lui si occupa di informatica, di ICT,…”.

“Certo – rispondo io – la mia era solo una provocazione… Quante volte lo hai messo nelle condizioni di affrontare un lavoro per lui completamente nuovo, che avrebbe fatto solo quella volta ed impedendogli di affidarlo in outsourcing?

Ed invece è diventato matto perdendo un sacco di tempo mentre avrebbe potuto essere molto più produttivo sulle altre mille cose che solo lui può fare in azienda e che non potrebbero essere esternalizzate ad un fornitore esterno?”

Mi sembra di vedere dei fumetti che si formano sulla testa di Omar… Ermes alle prese con:

• il backup
• l’aggiornamento dei sistemi Windows (i windows update)
• l’installazione dell’antivirus
• l’aggiornamento dell’iPad
• il collegamento del bluetooth dell’Audi
• …

“In effetti – mi risponde lui – Ermes spesso mi dice che è molto preso dall’operatività quotidiana ed è per questo che non riesce ed estrarmi dal gestionale tutti i dati che gli chiedo”.

Quali sono “gli armadi IKEA” che devi/vuoi montare nella tua azienda?

… e quali fai montare agli altri?

Ti sei mai domandato:

• è conveniente pensare ad un outsourcing della gestione informatica della mia azienda?
• È meglio gestire l’IT aziendale in casa (con il “fai da te”) o rivolgersi ad un’azienda specializzata?
• Cosa fa o chi è un MSP (managed service provider)?
• Il metodo di gestione della mia IT aziendale è quello più adatto alla mia azienda?

Oppure, ti sei mai detto:

• Sono un responsabile IT (una volta chiamato responsabile CED) e credo che un fornitore esterno mi ruberebbe il lavoro …
• Sono il titolare e sto già pagando il mio responsabile IT … perché pagare anche qualcun altro?

Si sto parlando proprio a TE, caro titolare d’azienda o responsabile IT – amanti del “fai da te”!!!

Forse pensi che l’unico modo di gestire l’IT sia assumere del personale interno; sarei contento di potermi confrontare con te.

Nella mia agenda riservo proprio un giorno a settimana per incontrare (di persona o telematicamente) aziende che vogliono interrogarsi sulla propria gestione informatica e che lo vogliono fare con un professionista del settore.

Scrivi a: stefano.festa@ictperaziende.it …  

l’Ermes della tua azienda te ne sarà grato!